Een aandeelhoudersregister is gevuld met informatie over wie de eigenaar is van aandelen die behoren bij een besloten vennootschap (bv). Wil je bewijzen dat de eigendom van aandelen in je bv toebehoren aan jou? Dan is het register van aandeelhouders een essentieel element. Het is dan ook een verplichting om het register goed bij te houden, daar het een belangrijke hoofdrol speelt binnen de structuur en transparantie van een onderneming. Hier leggen we uit wat het register van aandeelhouders is, welke functie het heeft en waarom het zo belangrijk is.
Wat is een register van aandeelhouders?
Het register van aandeelhouders is een officieel document waarin wordt bijgehouden wie de aandeelhouders van een bv zijn. Dit register moet intern worden bijgehouden en is verplicht op grond van het Burgerlijk Wetboek. Het is dus geen openbaar register zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel dat wel is. Alleen selectieve belanghebbenden, zoals aandeelhouders en de notaris bij een aandelenoverdracht, hebben inzage in het register.
In het register worden daarnaast alle relevante gegevens opgenomen, waaronder de naam en contactgegevens van de aandeelhouder, het aantal aandelen dat zij bezitten en de datum van aandelenverkrijging. De registratie van deze gegevens zorgt voor duidelijkheid over de eigendomsverhoudingen binnen de onderneming.
Wat is de functie ervan?
Het doel van het aandeelhoudersregister is het registreren van eigendom van aandelen binnen de BV. Hierdoor ontstaat een functioneel overzicht van wie welke aandelen bezit, wanneer deze zijn verkregen en welke rechten of beperkingen verbonden zijn aan de aandelen. Als je dus aandelen bezit, wordt dit uitvoerig in het register uitgewerkt en vastgelegd.
Dit zijn de functies van het aandeelhoudersregister:
– Bewijsvoering bij overdrachten: het register dient als bewijsstuk bij de juridische overdracht van (jouw) aandelen.
– Beheer van stem- en dividendrechten: alleen de in het register genoemde aandeelhouders hebben recht op stem- en dividendrechten.
– Fiscale verificatie: voor fiscale doeleinden en bedrijfswaarderingen is een actueel register noodzakelijk.
Waarom is het aandeelhoudersregister belangrijk?
Een goed bijgehouden aandeelhoudersregister is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook van praktisch belang voor iedere aandeelhouder. Het voorkomt misverstanden of geschillen over eigendomsverhoudingen. Daarnaast kan je op deze manier een soepelere overdracht van de aandelen bevorderen. Een onvolledig of verouderd register kan ook leiden tot juridische conflicten en financiële risico’s.
Het register van aandeelhouders is daarnaast belangrijk voor:
– Juridische zekerheid: wanneer er een conflict ontstaat over het aandeelhouderschap, dient het register als eerste bewijsstuk.
– Efficiënte aandelenoverdracht: zowel de notaris als overige partijen zijn afhankelijk van een actueel register voor een correcte en wettelijke overdracht.
– Compliance en due diligence: potentiële investeerders en overnamekandidaten gebruiken het register als onderdeel van hun due diligence-proces.
– Fiscale controle: de belastingdienst en accountants werken aan de hand van het register bij bedrijfswaarderingen en diverse fiscale controles.
Wat staat er in het register van aandeelhouders?
– De naam, het adres en de geboortedatum van elke aandeelhouder
– Het aantal aandelen dat een aandeelhouder bezit en om welk type het gaat
– De datum waarop de aandelen zijn verkregen
– Registratie van overdrachten en uitgiften van aandelen, inclusief de belangrijke data en partijen
– Rechten of beperkingen die aan de aandelen verbonden zijn, waaronder stemrechten of blokkering van aandelen
– De datum van uitschrijving voor aandeelhouders die hun aandelen hebben verkocht of waarin zij niet langer deelnemen
Wie is er verantwoordelijk voor het register?
Het bestuur van de bv draagt de verantwoordelijkheid voor het bijhouden en actualiseren van het aandeelhoudersregister. Vaak wordt deze taak gegeven aan de juridisch adviseur of de notaris, vooral wanneer er sprake is van complexe aandelenstructuren of frequente wijzigingen.
Bij elke wijziging, zoals een aandelenoverdracht, moet het bestuur ervoor zorgen dat het register onmiddellijk wordt aangepast. Gebeurt dit niet tijdig, dan loop je de kans dat dit leidt tot onduidelijkheid onderling en een ongewenst geschil.
Wil je advies over het register voor aandeelhouders? Neem contact met ons op!
Een wettelijk geldig, correct en actueel aandeelhoudersregister is erg belangrijk voor de juridische en operationele gezondheid van je onderneming. Heb je vragen over de huidige staat van je register of wil je ondersteuning bij het opstellen ervan? Wij staan klaar om je te adviseren en te helpen zorgen dat je register voldoet aan alle wettelijke eisen en praktische behoeftes.
Neem contact op voor een adviesgesprek